Det där är du – det här är Linda Forss Livs Produktion AB – Integritetspolicy
Här beskrivs vilka person- , organisations- och företagsuppgifter som Forss Livs Produktion AB hanterar, hur de hanteras och hur hanteringen löpande anpassas för att säkra att uppgifterna inte hamnar i orätta händer och så att de används och hanteras inom ramen för såväl EU-direktivet General Data Protection Regulation (GDPR) som för övrig lagstiftning som avser tex bokföring. Denna policy tillämpas i de olika verksamheter och varumärken som saluförs under organisationsnamnet Linda Forss Livs Produktion AB.
Linda Forss Livs Produktion – 559145-2965
Lodjursstigen 8d, 837 95 Undersåker, Åre kommun, Sverige
Ägare, styrelse, ansvarig kontaktperson: VD och firmatecknare Linda Forss,
linda@forsslivs.se, 073-2910018, www.forsslivs.se
Vidare information framgår av bolagsordning och offentliga uppgifter.
GDPR och denna policy börjar gälla 25 maj 2018. Senaste uppdatering: 2018-09-25. Integritetspolicyn mm uppdateras vid behov och vid inledningen av varje verksamhetsår.
Linda Forss Livs Produktion AB hanterar följande person-, organisations- och företagsuppgifter på följande sätt:
Vi använder information om dig – som person, organisation och företag – för att skapa, underlätta eller följa upp kontakt mellan dig och oss i samband med att du meddelat att du vill vill kommunicera med oss eller i samband med att vi vill kommunicera med dig kring något som rör samverkan mellan oss.
Detta inne bär att vi registrerar information om ditt namn (person, företag, organisation) och dina kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer etc. I det fall vi har någon affär mellan oss är det även aktuellt och för bokföring nödvändigt att spara uppgifter om organisationsnummer. I vissa fall när verksamhet bedrivs inom ramen för tex folkbildning eller med externa medel finansierade projekt, samlas även personnummer in.
Foton som används i kommunikation kring tjänster och verksamhet förekommer i tryckt material och i webmaterial på forsslivs.se, kulturkringkallsjon.se och kulturkunskaparna.se samt på facebook – Forss Livs, Kultur kring Kallsjön, Husåspelet firar 40-år 2019.
Ett arbete pågår med att utveckla skriftliga överenskommelser med personer som förekommer med namn på upplagda foton på websidorna.
Informationen används för att kunna tillhandahålla dig information om oss och våra tjänster, samarbeten för att kunna skicka information om våra erbjudanden, våra samarbeten etc. beroende på hur vår kommunikation ser ut och vad det är vi kommunicerar kring. Vi kommer att radera/förstöra informationen om dig när den inte längre behövs.
Om du önskar, kommer vi att ge dig ytterligare information om vilken information vi har om dig och hur vi använder den. Du har alltid rätt att begära att vi rättar felaktiga uppgifter eller raderar data som inte behövs. Du kan också avsäga dig information såsom marknadsföringsmaterial via e-mail och liknade.
Såhär sparas och integritetssäkras person- och företagsuppgifter:
Bokföringsprogram: FortNox. Säkras av lösenord, bankid samt krav på dubbel verifiering vid inloggning. Även auktoriserad redovisningsfirma samt programadministratören för FortNox har tillgång till systemet och därmed uppgifterna.
Mail: Personuppgifter sparas i form av epostadress samt i epost från berörd person/organisation, i den mån det framgår av mailet, och är sök- och raderingsbart. Webprogrammet är lösenordsskyddat.
Facebook: I facebookflödet framgår om en person/företags/organisation gillar sidan eller ett inlägg. Inga andra uppgifter sparas där. Information i facebookflödet går inte att radera.
Övrig web: På hemsidan framgår information i form av referenser från olika samarbetspartners samt exempel på sammanhang där Linda Forss Livs AB varit verksam. Där kan namn och platser framgå inkl telefonnummer och epost för att underlätta kommunikation.
Skriftligt material: I samband med uppdrag framställs ofta informationsmaterial där kontaktuppgifter till samarbetspartners förekommer för att underlätta kommunikation och därmed det gemensamma syftet för oss och samarbetspartnern. Detsamma gäller publikationer.
Telefon: Telefonnummer inkl epostadress, namn, organisation sparas och är sökbart i Forss Livs telefoner hos ägare och anställda.
Foto och film: Bilder är en viktig del i hur vi kommunicerar och bedriver verksamhet. Inga foton eller filmer används i andra syften. Vi arbetar med att utveckla mer formella överenskommelser med de människor som förekommer på foto och i film.
Kunder: Alla kunder registreras i bokföringsprogrammet. Företagskunder registreras med organisationsnummer, adress, telefon, epost och kontaktperson. Privatkunder registreras minst med namn och swishnummer och i de fall då en vara eller faktura ska skickas även med adress och epost. Swishkunder som inte sparas inte sökbart i registret eftersom det oftast rör sig om privatpersoner. Däremot sparas utdrag med inswishande telefonnummer för att bokföringslagen ska följas och kunden ska kunna vara spårbar om myndighetskontroll så efterfrågar. Dessa telefonnummer finns inskannade som elektroniskt dokument i bokföringsprogrammet och framgår dessutom av kontouppgifter. Fakturor sparas elektroniskt och i de fall de skickas som papperskopior också i pärmar.
Programmet är lösenordsskyddat.
Leverantörer och underentreprenörer: Uppgifter kring firmanamn, personlig referens, adressuppgifter, organisationsnummer, bankgiro/kontonummer/plusgiro samt faktureringsadress finns sparade i det digitala bokföringsprogram som företaget använder eftersom bokföringen kräver att uppgifterna finns möjliga att redovisa. Uppgifterna sparas i ett leverantörsregister i bokföringsprogrammet. Programmet är lösenordsskyddat.
Andra samarbetsorganisationer: Uppgifter kring organisationsnamn, personlig referens, adressuppgifter, organisationsnummer, bankgiro/kontonummer/plusgiro samt faktureringsadress finns sparade i det digitala bokföringsprogram som företaget använder eftersom bokföringen kräver att uppgifterna finns möjliga att redovisa. Uppgifterna sparas i ett leverantörsregister i bokföringsprogrammet. Programmet är lösenordsskyddat.
Anställda: Personuppgifter om anställda sparas i lönehanteringssystemet som omfattar löneutbetalningar som hanterar kontouppgifter samt lönespecifikationer som sparas både som papperskopior och elektroniskt.